6 TAHAP AWAL EKSPOR BARANG

Banyak yang masih bertanya-tanya bagaimana sebenarnya prosedur ekspor atau impor suatu barang atau produk. Sebenarnya mekanismenya sama seperti kita menjual atau membeli dan mengirim barang ke konsumen lokal, hanya saja pada ekspor lebih sedikit rumit untuk pengurusan dokumen, pengemasan dan beberapa prosedur dasar yang harus kita pelajari lebih dulu. 

Berdasarkan pengalaman saya, untuk ekspor barang ada beberapa tahapan awal yang sangat penting yang harus kita lakukan agar proses ekspor berjalan dengan baik

Berikut adalah tahapan awalnya :           

1. Mempromosikan Produk yang akan diekspor

• Promosi melalui media elektronik atau media cetak
• Melalui media elektronik seperti iklan di televisi, radio dan juga di internet yang saat ini banyak digunakan orang sebagai alat promosi
• Melalui media cetak bisa dengan iklan di Koran/surat kabar maupun di Majalah 
• Promosi dengan mengikuti Pameran perdagangan baik dalam maupun luar negeri yang biasanya diadakan oleh badan dagang seperti Kadin, Departemen Perdagangan, dan sebagainya

2. Mendapatkan Inquiry dari calon Buyer

Setelah promosi ada calon buyer yang tertarik dengan produk yang dipasarkan dan meminta penawaran dari eksportir dengan mengirimkan letter of inquiry yang berisi permintaan informasi seputar :

• Deskripsi Barang
• Mutu
• Harga
• Waktu Pengiriman 

3. Mengirimkan Offer Sheet

Offer Sheet adalah tanggapan dari eksportir atas permintaan inquiry calon buyer. Adapun tanggapan tersebut bisa diinfokan tambahan informasi seperti Pembayaran dan Pengiriman sample. Informasi yang diberikan sebagai berikut :

• Deskripsi Barang
• Mutu
• Harga
• Waktu Pengiriman 
• Tujuan Pengiriman
• Ketentuan Pembayaran
• Pengiriman sample atau brosur 

4. Menerima Purchase Order dari Importir

• Purchase Order adalah Surat Pesanan Tanda Persetujuan Pihak Importir terhadap kualitas, mutu dan harga barang yang disepekati bersama
• Pada Purchase Order dijelaskan Deskripsi Barang, Kualitas barang, Ketentuan harga, Waktu Pengiriman, Ketentuan Pembayaran, Tujuan Pengiriman, Packing dan Marking, Ketentuan Shipmen ( misalkan Pengiriman Parsial, Transit, Kapal , Dan sebagainya ), Shipping Dokumen berupa B/L, Invoice, Packing List, Sertifikat pembuat, Dan sebagainya

5. Memberikan Surat Kontrak

• Surat Kontrak adalah Kontrak jual beli antara eksportir dan importir
• Surat Kontrak berisi Deskrips Barang, Kualitas Barang, Ketentuan  harga, Waktu Pengiriman, Ketentuan Pembayaran, Tujuan Pengiriman, Packing dan Marking, Ketentuan Shipmen ( misalkan Pengiriman Parsial, Transit, Kapal , Dan sebagainya ), Shipping Dokumen berupa B/L, Invoice, Packing List, Sertifikat pembuat, Dan sebagainya, Force Majeur Clausa dan Inspection Clausa
• Dibuat 2 Rangkap, Ditandatangani eksportir dan kemudian dikirimkan dan ditandatangani oleh importir

6. Eksprotir menerima Surat Konfirmasi Order dari Importir

• Surat Konfirmasi Order adalah Surat Kontrak yang ditandatangani Importir sebagai tanda persetujuan Importir untuk semua klausa yang dijelaskan pada surat kontrak
• Importir akan mengirimkan kembali 1 rangkap yang sudah ditandatanganinye ke eksportir dan 1 rangkap lagi disimpan Importir

Kemudian setelah tahapan awal tersebut, yang merupakankomunikasi dua arah antara eksportir dan importir selesai dilakukan, maka pihak Eksportir menunggu Pembayaran dari Importir. Adapun sistem pembayaran yang biasa digunakan biasanya berbentuk 

• L/C ( Letter of Credit ) yang terbagi beberapa jenis :
• Revocable L/C
• Irrevocable L/C
• Irrevocable & Confirmed L/C
• Clean L/C
• Documentary L/C
• Documentary L/C with Red Clausa
• Revolving L/C
• Back to Back L/C
• Transferable L/C 
• TT Before and After Shipment
• Documents against Payment ( D/P )
• Documents against Acceptance ( D/A )
• Open Account ( Rekening Terbuka )
• Consignment ( Konsinyasi )